Hoy traemos la quinta y última parte sobre el Derecho Laboral del Social Media que comparte con nosotros el blog jurisprudencialaboral.com en el cual dos de nuestros profesores participan.

Por Luis Fernández

¿Qué debe contener el manual de políticas para el uso del Social Media en el Trabajo? A continuación presentamos nuestro modelo.       

Modelo de Política para el uso del Social Media

En esta última entrega de la serie, presentaremos un modelo que le servirán de guía para la redacción de políticas internas que regulen el uso del Social Media en el trabajo.

En nuestros artículos anteriores, hemos venido reflejando la importancia de tener por escrito las reglas que deben regir el uso del Social Media en una empresa. También hemos explicado de qué manera puede verse beneficiada  la empresa si cuenta con políticas claras en esta materia. Ventajas a nivel del manejo de personal, la resolución de conflictos, la prevención del uso indebido del Internet, e incluso, en lo relacionado a la posibilidad de definir el limite entre falta y conducta permitida (para ver las entregas anteriores haga clic aquí).

En ese sentido un manual para el uso del Social Media debería contener al menos los siguientes elementos:

Elementos del Manual para el uso del Social Media

1.- Definición de Social Media

Para que el manual sea eficiente, se debe dejar en claro primero qué es el “Social Media” a los efectos del cumplimiento del Manual. Para ello, deberá recurrirse a la definición más amplia que se pueda encontrar, ya que el Social Media es un fenomeno que crece y se desarrolla muy rápido, y una definición restringida podría perder su vigencia rápidamente.

Es por ello que proponemos la siguiente definición como modelo:

Lenguaje propuesto: “Social Media: Son las herramientas web y electrónicas la cuales permiten que sus usuarios compartan información. Estas actividades comprenden el colgar, cargar o descargar contenido de todo tipo en sitios o plataformas de comunicación electrónica hospedados en Internet, incluyendo páginas web, blogs, redes sociales, foros, mesas de discusión, y otras tecnologías emergentes.

2.- Proceso de reclutamiento

En la segunda entrega, explicamos los altos riesgos de incurrir en discriminación por parte el empleador a causa del uso indebido de las herramientas de Social Media en el proceso de reclutamiento de nuevo personal.

Por tal motivo, la cláusula del manual de uso del Social Media debe modelar el siguiente precepto:

Lenguaje propuesto: “Procedimiento de reclutamiento de personal: Los perfiles de los postulados para un trabajo deben ser revisados de manera uniforme. A tal efecto, se realizará una lista de páginas web, en las que se examinará si se encuentra el perfil del postulante. El único fin de revisar los perfiles de los postulantes en estas páginas web es la de obtener información relacionada con asuntos laborales. La revisión de los perfiles de los postulantes será realizada por una persona distinta a la que tomará la decisión final sobre la contratación. El reporte que recoja la información encontrada en los perfiles de los postulantes no reflejará ninguna información que indique la edad, raza, color, preferencia sexual, nacionalidad, religión, apariencia física, discapacidades o embarazo de los postulantes. En ningún caso, la persona que haga la revisión de los perfiles de los postulantes deberá acceder a información que no sea pública. La decisión sobre la no contratación de algún postulante, deberá ser documentada y deberá reflejar que las razones de esa decisión fueron meramente laborales y sin intenciones discriminatorias.

Se debe consultar con los asesores legales, los casos donde exista dudas sobre si el rechazo de un postulante podría implicar demandas por discriminación.”

3.- Uso del Social Media durante la vigencia de la relación laboral

La regulación del uso del Social Media una vez que ya está en curso la relación de trabajo, es muy importante para evitar males en el futuro y para tomar las medidas que sean necesarias si se incumple con lo previsto en el manual.

Es por ello que en nuestro criterio el manual debe establecer una cláusula acorde con los siguientes lineamientos:

Lenguaje propuesto: “Los trabajadores no deben tener expectativas de privacidad mientras utilizan los recursos tecnológicos del empleador. Por lo tanto, la empresa se reserva el derecho a revisar y supervisar el uso que hagan los empleados de tales equipos y herramientas.

Los trabajadores que utilicen los medios tecnológicos de la empresa deberán respetar las políticas generales de la compañía, las buenas costumbres, las políticas anti acoso, las políticas anti discriminación, la protección de información privilegiada y confidencial, y en general deberán atender a las reglas generales del sentido común.

Los trabajadores deberán i) presentar sus quejas laborales ante sus supervisores y el departamento de recursos humanos antes de comentarlos en Social Media; y ii) utilizar el sentido común y tomar personal y profesionalmente lo que publiquen en Social Media.

Los Trabajadores que utilicen el Social Media en el trabajo tienen prohibido: i) Acceder, reproducir, o usar contenido que pueda incluir material obsceno, pornográfico, acosador, discriminatorio, amenazante u ofensivo, incluyendo, textos, fotos, gráficos, dibujos animados, videos, audios y cualquier otro contenido; ni ii) utilizar excesivamente las herramientas de Social Media a menos que sea para fines de la compañía. En este caso se debe entender por uso excesivo, el acceso a las herramientas del Social Media por más del 10% del total de la jornada.

Los trabajadores que utilicen Social Media, tendrán prohibido, independientemente de si se encuentra o no dentro de su jornada de trabajo: i) Usar la marca del empleador, slogans, videos, audio y cualquier otro contenido que sea propiedad de la compañía sin autorización previa; ii) Atacar, difamar, acosar, discriminar, amenazar o exhibir cualquier comportamiento inapropiado u ofensivo contra compañeros de trabajo, supervisores, subordinados, ejecutivos, clientes, proveedores, socios, accionistas o cualquier otra persona relacionada con la empresa; iii) Divulgar información confidencial o privilegiada, secretos industriales o información propietaria de la empresa;  de la compañía iv)  Usar el correo electrónico de la compañía para utilizar Social Media, a menos que sea para fines corporativos; ni v) colgar (“postear”) información falsa sobre la compañía, sus trabajadores, clientes o afiliados.”

4.- Sanciones por el uso indebido del Social Media

La imposición de sanciones por el incumplimiento de estas políticas debe ser progresiva y variar de acuerdo a la gravedad de la falta y según lo que deseen las partes.

En ese sentido estimamos que debe tomarse en cuenta el siguiente lenguaje:

Lenguaje propuesto: “El uso indebido de estas políticas causará, dependiendo de su gravedad, la imposición de amonestaciones o de despidos justificados.

La violación de las políticas previstas en este manual será considerado como una falta grave a las obligaciones que impone la relación de trabajo y por lo tanto podrá estar sujeto a medidas disciplinarias tales como amonestaciones y despidos justificados.

De igual forma, el uso indebido del Social Media, en contravención con las presentes políticas,  podría ser enmarcado en las causales de despido previstas en al Ley Orgánica del Trabajo, Los Trabajadores y Las Trabajadoras.”

Con la propuesta de este modelo, damos fin a estas entregas del Derecho del Trabajo del Social Media. Esperando que les haya sido de utilidad quedamos a la espera de sus comentarios.

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Luis Fernández
Profesor de “Bases Legales para Emprendedores”. Consultor en materia laboral. Tiene a su cargo la co-redacción de los Informes de jurisprudencialaboral.com

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